Asakai Toplantısı (Asakai Meeting), etkileşimi oldukça yüksek ve oldukça sık kullanılan bir iletişim toplantısı tekniğidir.

Asakai toplantısı her sabah erken saatlerde (08:00-09:00), üretim atölyesinde ve tüm çalışanlar tarafından görülebilen bir alanda, belirli bir format dahilinde ve genellikle görsel yönü ağırlıklı bir pano önünde, tüm bölümlerden mavi ve beyaz yaka temsilcilerin katılımı ile günlük ISG, Kalite, Üretim, Sevkiyat, Bakım, Çevre vb konuların görüşüldüğü bir iletişim toplantısıdır.

Asakai Ne Demek? Ana Prensipleri Nelerdir?

Asakai Asakai (Asaichi) Japonca’da sabah açılan köylü pazarı anlamına gelmektedir.

İşletmelerde Asakai Toplantısı kısa sürmesi (15-20 dak.), ayakta yapılması, sadece önceki günün ve o günün konu ve sorunlarına odaklanması, toplantı bitiminde sorunlu noktalara tüm katılımcıların birlikte giderek kısa bir analiz yapmasıdır (GEMBA).

Günlük Yönetimin Esası

Dün ne oldu, bugün ne olacak? Sorgulamasına dayanır.

Çünkü dün ne olduğunu iyi bilmeyen, bugün ne olacağı konusunda herhangi bir stratejik ÖNERİDE bulunamaz.

DÜN NE OLDUĞUNU ancak DÜNÜ SICAK YÖNETEN bilir.

SICAK YÖNETİM:

Yönetilen tüm sürece saat saat hakim olmak demektir.

SOĞUK YÖNETİM:

Yönetilen süreci an ve an yaşamaz. Sonuçları ancak raporlardan öğrenir. Çalışanın gözündeki hüznü veya pırıltıyı görmez

  • Bir işi başarmak için, o işi sıcak yönetmek,
  • Sıcak yönetim yapabilmek için, o işi doğru ölçmek,
  • Bir işi doğru ölçebilmek için, doğru ölçüm kriterleri tanımlamak,
  • Doğru ölçüm kriteri tanımlayabilmek için ise, yapılan işi iyi bilmek ve iyi anlamak gereklidir.

Asakai toplantısında uzun uzun konuşulması gereken bir konu çıkmışsa, toplantı sonrasına özel gündemli bir toplantı planlanır. Asakai toplantısının liderli işletme yöneticisi ya da fabrika müdürüdür. Tüm katılımcıların herhangi bir mazeret üretmeksizin, zamanında katılımı son derece önemlidir. Fabrikada o gün için bu toplantıya katılımdan daha önemli bir aktivitenin olmadığı unutulmamalı ve yönetim tarafından bu konuda asla taviz verilmemelidir.

Toplantı esnasında alınması kararlaştırılan aksiyonlar mutlaka aksiyon listesine sorumlu ve hedef çözüm tarihi bazında yazılmalı ve her gün toplantı sonunda mutlaka günü gelen aksiyonların sonuçları sorgulanmalıdır.

Asakai toplantılarının ana özelliği olan GEMBA sayesinde, yönetim, endirekt bölüm temsilcileri ve mavi yaka çalışanlar bir araya gelip ortak çalışma ve görüş oluşturma imkanı yakalamaktadır.

Asakai toplantı formatında genel olarak GKTMÇ (SQDCS) formatı izlenir. Her kısım için ilgili KPI lar sorgulanır ve aksiyon plan tablosuna ilgili aksiyonlar sorumlu / termin belirtilerek yazılır. Termin tarihi gelen aksiyon Asakai toplantısında sorgulanır.

ASAKAİ TOPLATISI ANA BAŞLIKLARI

GÜVENLİK (SAFETY):

Asakai toplantılarında ilk önce iş güvenliği ve sağlığı konusunun konuşulmasının asıl amacı işletmenin her şeyden daha fazla çalışanlarına önem verdiğinin bir göstergesidir. Öncelik siz çalışanlarımız mesajı bu aşamada çok net olarak verilir.

Değerlendirme çok basittir. Herhangi bir iş kazası var mı / yok mu sorusuna cevap yok ise, bu kısım tamamlanmış demektir. Cevap, var ise toplantı bitiminde kaza yerine toplu halde gidilerek olay yeri incelemesi yapılır. Kök neden ve aksiyonlar irdelenir. Takip edilebilecek göstergeler;

  • Günlük kaza takip takvimi
  • Kaza sıklık Oranı değeri?
  • Kaza ağırlık oranı değeri?

KALİTE (QUALITY):

Kalite konusu Asakai toplantılarında dıştan içe doğru bir yaklaşım ile irdelenir. En dışta müşteri olduğu için sırası ile şu sorulara cevap aranır.

  • Dış PPM?
  • İç PPM?
  • Tamir / Tashih oranları?
  • Kalite Maliyetleri (aylık bazda)?

TESLİMAT (DELIVERY):

Zamanında teslimat oranları bir işletmenin ne denli güvenilir olduğunun bir göstergesidir. Müşteriler ile güvene dayalı, uzun dönemli ilişkilerin tesis edilebilmesi için zamanında teslimat oranlarının son derece iyi olması gereklidir. Kullanılan göstergeler;

  • Gerçekleşen/Planlanan sevkiyat oranları?
  • PU (Programa uyum)?
  • Fill rate?

MALİYET (COST):

Şirketin ayakta kalabilmesi ve rekabetçiliğini sürdürmesi için en önemli konulardan biri olan maliyet, aşağıda göstergelerle takip edilir.

OEE?

  • % Hat verim değerleri?
  • Arıza duruş oranları?
  • Devamsızlık oranları?
  • Fazla mesai oranları?
  • Kapasite kullanım oranları?

SÜRDÜRÜLEBİLİR ÇEVRE (SUSTAINABILITY):

Sürdürülebilirliğin tanımı -Gelecek nesillerin kendi ihtiyaçlarını karşılama yeteneklerini tehlikeye atmadan, bugünün gereksinimlerinin temin edilerek, kalkınmayı karşılamak için yapılan gelişmelerdir.- şeklinde yapılmaktadır. Ana felsefesi; -Çevreyi gözeterek, kaynakları koruyarak kalkınma.- olarak tanımlanmıştır. Çevre göstergeleri genellikle günlük takibi çok mümkün olmayan ve daha uzun periyotlarda takip edilebilen göstergelerdir. Örnekleri aşağıdadır.

  • Günlük çevre kazası takip grafiği
  • Baca gazı ölçümler?
  • Kimyasal atık değerler?
  • Geri dönüşümlü atık değerleri?
  • Karbon ayak izi gidişatı?

Toplantıda; kayıpların son durumu, hata kartları ve indikatörlerin gidişatı, bakımcılardan cevap bekleyen soruların durumu görüşülür.

Asakai Toplantısına Kimler katılır:

  • Hat operatörleri
  • TPM liderleri
  • Bakım liderleri
  • AM / PM Uzmanı
  • Üretim ve Bakım yöneticileri

Asakai, günlük  üretim toplantısının  yapıldığı alan işin yapıldığı alandır yani ; Gemba’dır.